Podstawowe cechy

Usprawnienie przepływu informacji związanych z realizacją zamówień pomiędzy klientami a firmą oraz zleceń pomiędzy firmą a podwykonawcami. Wrowadzenie nadzoru nad przebiegiem realizacji i koordynacji tychże zamówień i zleceń. Rejestracja historii realizowanych zamówień i zleceń z możliwością przeglądania.

Pojęcia

Podstawowe pojęcia wykorzystywane w opisie systemu Galactica URSA:
Zamówienie – dyspozycja wykonania produktu złożona przez klienta.
Zlecenie – dyspozycja wykonania pracy (usługi) przez dostawcę (kooperanta) w wyniku realizacji procesu produkcyjnego.

Architektura systemu

Aplikacja Galactica URSA jest wykonana w architekturze aplikacji intra/internetowej działającej poprzez przeglądarkę internetową. Oznacza to, że z systemu możliwe jest korzystanie z dowolnego sprawnego komputera podłączonego do sieci Internet. Aplikacja jest posadowiona na serwerze posiadającym podłączenie do sieci Internet. Użytkownicy aplikacji uzyskują dostęp do systemu po wpisaniu określonego adresu URL i wprowadzeniu indywidualnych danych autoryzacyjnych.

Elementy systemu

Funkcjonalność systemu obejmuje zarządzanie zamówieniami oraz zarządzanie zleceniami. Podstawowe elementy wchodzące w skład proponowanego systemu:

Zarządzanie użytkownikami aplikacji. Definicja kont użytkowników systemu wraz z bazą danych osób posiadających dostęp do aplikacji. Ustawienia związane z poziomami uprawnień co do funkcji w systemie. System Galactica URSA umożliwia czasowe włączanie i wyłączanie dostępu do aplikacji. Tworzy także listę zalogowanych użytkowników i historię (statystykę) korzystania z aplikacji przez poszczególnych użytkowników. Istnieją następujące grupy użytkowników: - dla modułu zamówień: Administratorzy, użytkownicy, przeglądający; - dla modułu zleceń: twórcy zamówień, wpisujący stany magazynowe, przeglądający, dostawcy. Dla dostawców udostępniany jest uproszczony interfejs z możliwością łatwego exportowania danych na zewnątrz systemu.

Moduł wielojęzyczności interfejsu aplikacji. Każda etykieta występująca w aplikacji może zostać przetłumaczona na dowolny język. Moduł zawiera dostęp do bazy danych etykiet i udostępnia funkcje do jej edycji (modyfikacji). Praca w danym profilu językowym wybierana jest podczas logowania do aplikacji.

Baza klientów i podwykonawców. Baza ta składa się z tzw. metryk, w których gromadzone są dane dotyczące klienta czy dostawcy. Baza ta jest wykorzystywana później przez system w kolejnych opcjach.

Moduł ewidencji zamówień. Moduł ten umożliwia gromadzenie danych dotyczących poszczególnych zamówień w indywidualnych metrykach zamówień. Każde nowe zamówienie jest oddzielnym procesem w systemie i posiada swoją własną metrykę. Moduł zamówień jest zintegrowany z modułem zleceń. Możliwe jest przejście od zamówienia do szczegółów zlecenia i odwrotnie. Moduł importuje również dane z arkuszy MS Excel z danymi dotyczącymi zamówień.

Kreator szablonów zamawianych produktów. Głównym zadaniem tego elementu systemu jest kreowanie bazy produkowanego asortymentu. Na jeden asortyment definiowane są elementy składowe lub etapy procesu produkcji. Oprócz danych opisujących asortyment możliwe jest dołączenie dokumentacji plikowej w postaci załączników do metryki asortymentu. Kreator ścieżek obiegu zleceń. Kreowanie ścieżki obiegu zlecenia w procesie produkcyjnym polega na wyborze asortymentu, definicji wykonawców (realizujących) poszczególne etapy, definicji przedziałów czasowych na poszczególne etapy. Zlecenia do poszczególnych dostawców mogą być zdefiniowane w układzie szeregowym, równoległym lub mieszanym. Możliwe jest tworzenie nowych szablonów na podstawie istniejących oraz modyfikacja szablonu po dodaniu do zlecenia.

Moduł uruchamiania i realizacji zleceń. Uruchomienie zlecenie polega na wprowadzeniu podstawowych informacji o nagłówku zlecenia, wyborze ścieżki obiegu zlecenia. Wraz z uruchomionym zleceniem będą wysyłane powiadomienia email. Dostawcy będą akceptować zlecenia, dokonywać ich przyjęcia do realizacji, informować o zakończeniu i wysyłce wytworu. Moduł umożliwia również definiowanie reklamacji do wybranych pozycji w zleceniu dostawcy. Reklamacja przetwarzana jest oddzielnie od zleceń, lecz w jej procesie jest możliwe uruchomienie dodatkowych zleceń mających na celu dopełnienie braków w zleceniu głównym. Możliwe jest również doraźne wprowadzanie i modyfikowanie podzleceń w sytuacji gdy zlecenie będzie już uruchomione. W razie potrzeby możliwe jest wskazanie dowolnej liczby sztuk z danego podzlecenia i przeniesienie ich do nowej metryki, tak by mogły być oddzielnie opisywane.

Moduł raportowy. Umożliwia tworzenie zestawień tabelarycznych związanych z przetwarzanymi danymi. Kreator umożliwia zapisywanie wybranych szablonów raportów oraz ich uruchamianie na żądanie podczas pracy w systemie. Raporty między innymi umożliwiają: śledzenie postępu w realizacji zleceń, nadzorowanie i alarmowanie zleceń przedterminowych, generowanie graficznych obrazów przebiegu zleceń- diagramów zleceń.

Generator powiadomień email. System Galactica URSA umożliwia wysyłanie dowolnych powiadomień email z wybranych elementów aplikacji (do ustalenia podczas wdrażania aplikacji). Generator poza tym posiada dziennik wysłanych powiadomień i listę powiadomień nie wysłanych i oczekujących.

Dziennik zdarzeń wraz z archiwum. Podczas pracy z systemem zapisywanie są tzw. logi, informacje o działalności użytkownika w aplikacji. Informacja składa się z takich elementów jak: kto? Kiedy? co robił? Opis zdarzeń ma charakter ogólny związany z rodzajem zadziałania.

Możliwe jest budowanie historii zmian w wybranych polach formularzy i prezentacji tych zmian na raportach, grupowe wprowadzanie zmian w określonym polu formularza, zgłaszanie uwag przez dostawcę do zamówienia.